En septembre, au début de l’année scolaire, les communes organisent souvent un forum de rentrée des associations locales. Pour les habitants, des plus jeunes aux plus âgés, c’est l’occasion de découvrir et de s’inscrire à des activités pour l’année à venir, tantôt comme bénévole, tantôt comme pratiquant d’un sport ou d’une activité créative. La mairie peut mobiliser ses équipes et ses ressources afin de mettre en valeur l’ensemble des structures associatives actives sur le territoire et de dynamiser l’engagement local.
Forum des associations, du budget à l’action de la mairie
C’est une date qui lance véritablement la rentrée de la commune : rendez-vous traditionnel incontournable, la rentrée des associations est un événement organisé par la mairie, en général le premier ou deuxième samedi de septembre. Pour les équipes municipales, c’est le point d’orgue d’une préparation qui commence dès le printemps précédent : recensement des associations, réservation de l’espace, achat ou location de matériel puis la communication autour de l’événement. Selon la taille de la ville, l’organisation est pilotée par le service vie associative ou de la culture, à l’adjoint en charge voire au maire lui-même dans les plus petites communes. Quoi qu’il arrive, il reste le responsable de la sécurité de l’événement en vertu de son pouvoir de police tel que prévu par l’article L. 2212-2 du CGCT (Code général des collectivités territoriales. En règle générale, la commune prend en charge la communication de l’événement, visuels, affiches, annonces dans le bulletin municipal, ainsi que la location du matériel qui comprend en général des barnums, des tables, des chaises, parfois même une sonorisation. Quand cela est possible, des éléments peuvent être fournis par le service technique de la mairie. Enfin, la sécurité est assurée par la police municipale.
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Un forum des associations en conformité avec la réglementation
Le forum des associations, lorsqu’il est organisé par la mairie, se tient en général sur une rue de la commune fermée à la circulation pour l’occasion, la place du village ou parfois dans un gymnase. Lorsqu’il se tient sur la voie publique, cette manifestation est alors soumise à une autorisation d’occupation temporaire de l’espace publique, délivrée par le maire, conformément à l’article L. 2122-1 et suivants du Code général de la propriété des personnes publiques et à l’article L. 2212-2 du CGCT pour les aspects de police. Dans le cas où cette rentrée se tient dans une rue fermée à la circulation, un arrêté municipal complète l’arrêté d’occupation contenant horaires, délimitations précises et prescriptions de sécurité.
En règle générale, les associations invitées peuvent participer gratuitement au forum : le but de la manifestation est de soutenir le tissu associatif et non de tirer un bénéfice, même si une caution peut être demandée le cas échéant. Il est cependant nécessaire d’assurer une égalité de traitement entre les associations, en cas de participation financière demandée. Enfin, deux autres éléments sont à anticiper et contrôler en amont : la buvette et l’assurance.
Si une association souhaite proposer une animation buvette à son stand, deux cas de figures s’appliquent : pour les boissons sans alcool, aucune autorisation n’est nécessaire. Pour des breuvages alcoolisés type vin, bière ou du cidre, le maire doit délivrer une autorisation de “débit de boisson temporaire”, conformément à l’article L. 3334-2 du Code de la santé publique. Attention, ce type d’autorisation est limité à 5 par an et par association, 10 pour les associations sportives agréées. Concernant l’assurance Responsabilité Civile, elle est en général requise par la mairie pour chaque association, même si la municipalité reste responsable sur les questions de sécurité générale de l’événement.
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Les élus au forum des associations
Les services municipaux et les élus sont souvent mobilisés lors de la rentrée des associations de la commune, ne serait-ce qu’en amont pour la préparation, la communication et la visibilité de l’événement. Certains services, comme la bibliothèque municipale, le service jeunesse et sport voire la police municipale ont en général leur propre stand. L’objectif d’une telle manifestation est de faire connaître les initiatives, évènements et associations actives sur la commune et alentour, et susciter de l’engagement bénévole. Pour cela, les équipes municipales peuvent augmenter l’attractivité du forum en proposant des activités et des animations aux enfants, et une prise de parole du maire sera toujours la bienvenue ! C’est l’opportunité idéale de rappeler l’engagement municipal auprès des organismes locaux, en évoquant les différents soutiens matériels, humains et financiers que la mairie propose aux associations tout au long de l’année. Et puis il est nécessaire que les élus fassent la rencontre des personnes engagées au quotidien dans ces activités bénévoles, et soient présents physiquement à ce type d’évènement pour montrer l’engagement municipal. C’est l’occasion aussi d’avoir des échanges direct avec des interlocuteurs importants pour la vie communale, pour évoquer aussi leurs besoins, les évolutions de leur association. Dresser un bilan de ce type d’évènement est important, la fréquentation évidemment est l’un des indicateurs de l’intérêt suscité mais pas que. Il peut s’avérer nécessaire, lors d’une point de travail tenu entre élus et bénévoles quelques semaines après un tel forum, de modifier l’emplacement des futures éditions, ou de proposer plus d’animations éventuellement ajuster l’apport matériel communal. Lors de la première année de nouveaux élus, et en particulier d’un adjoint à la culture, ces moments sont primordiaux pour entamer sereinement son mandat.