Les archives ne sont pas seulement des documents historiques et inaccessibles. Chaque commune, au fil des documents qu’elle rédige ou publie, produit ses propres archives. Dès qu’un document cesse d’être utile à l’administration, il devient une archive et doit être conservé à ce titre. Le Code du patrimoine impose aux collectivités locales d’assurer leur conservation surtout au moment des élections municipales. En effet, un récolement des archives du maire doit avoir lieu au terme de chaque mandat. Voici en quoi consistent la gestion et le récolement des archives municipales.
Les obligations générales relatives aux archives municipales
Les archives d’une commune se composent d’un ensemble de documents administratifs et réglementaires, produits ou reçus par la collectivité dans l’exercice de ses fonctions. Par exemple, les pièces d’un marché public, les documents comptables, les arrêtés du maire, constituent les archives de la commune. Les registres d’état civil sont aussi une partie essentielle des archives communales. Ils servent en effet à connaître l’identité des personnes, à faire valoir leurs droits, et, à long terme, à donner des sources historiques.
Le classement, la conservation et la valorisation des archives sont des compétences obligatoires de la mairie qui doit y allouer des crédits. Puisqu’il s’agit d’archives publiques, produites par une administration, les documents sont imprescriptibles et inaliénables. Le Code du patrimoine précise ces aspects aux articles L.211-4 et L.212-6.
En pratique, le maire doit vérifier que les documents, qu’ils soient au format papier ou numérique, soient conservés en bon ordre et en sécurité. Ils doivent notamment se trouver dans un endroit à l’abri du feu, de l’humidité et des rongeurs, ou sur un support de stockage informatique sécurisé. Dans les communes de plus de 2.000 habitants, la gestion des archives est assurée par la collectivité. Et ce, à moins qu’une convention ne prévoie leur dépôt aux archives départementales compétentes. Dans les villes plus petites, le dépôt a lieu d’office au bout de 20 ans pour les pièces d’état civil et de cinquante ans pour les autres.
Découvrez nos formations en ligne gratuites 🚀
L’équipe Politicae vous propose des formations en ligne gratuites pour vous aider à préparer votre campagne électorale.
Le récolement des archives du maire sortant
Au terme de son mandat, le maire doit laisser à la mairie tous les documents, quel que soit le support, produits dans le cadre de ses fonctions. Il procède aussi au récolement des archives et à la rédaction d’un procès-verbal de décharge. Ces documents officialisent la passation de fonction du maire sortant au nouvel édile. Le récolement consiste à inventorier les documents produits par la commune au cours du mandat, ainsi que ceux qui étaient déjà présents. Cette opération permet de prévoir leur conservation ou leur destruction. Cette étape se déroule sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat, qu’assure le directeur des archives départementales. Le procès-verbal, annexé du bordereau de récolement, est signé par le maire sortant et son successeur avant d’être envoyé au directeur des archives départementales par voie dématérialisée.
Cette procédure atteste de l’existence des archives et empêchent tout détournement ou destruction non réglementaire. Les archives produites par le maire pendant son mandat, étant des archives publiques, ne peuvent être détruites ou conservées à des fins personnelles. Tout refus de procéder au récolement ou destruction des archives est passible d’une peine de prison. En définitive, cette démarche répond à plusieurs objectifs. Non seulement la continuité et la transparence de l’administration communale, mais aussi la préservation du patrimoine et la conformité juridique.
Téléchargez nos livres blancs
L’équipe Politicae vous propose des livres blancs à télécharger gratuitement sur notre site internet. Télécharger le vôtre dès maintenant !
Conservation des archives, valorisation du patrimoine et identité locale
D’un point de vue légal, la bonne gestion des archives municipales répond avant tout à une exigence de transparence politique et de connaissance historique. En effet, elle permet d’une part aux citoyens de consulter librement les informations concernant leur commune. D’autre part, elle est utile en vue des travaux scientifiques à venir, les archives étant une des sources majeures de la connaissance historique.
Enfin, chaque maire peut s’en servir pour promouvoir l’histoire locale, valoriser le patrimoine et donner accès à la culture. Par exemple, une exposition temporaire dans la médiathèque, ou l’installation de panneaux présentant des images d’archives illustrant la vie de la commune autrefois, sont des moyens concrets d’utilisation des archives communales. Au même titre qu’un monument historique ou que la bibliothèque, les archives représentent donc un pan de l’histoire locale. Elles donnent aux habitants la possibilité de mieux connaître et apprécier leur commune.