Se déplacer hors de sa commune pour une commémoration, déjeuner avec les chefs d’entreprises de sa municipalité, ou organiser un festival, sont autant de situations dans lesquelles un maire est susceptible d’engager des dépenses dans l’intérêt communal. Il s’agit alors de frais spécifiques, dont la définition et les conditions de dédommagement sont rigoureusement encadrées. Focus sur les frais de représentation du maire, pris sur le budget du conseil municipal.
Les différentes indemnités versées au maire
Dans le cadre de son mandat exécutif, le premier élu municipal perçoit différents types de traitements. Il touche en premier lieu une indemnité de fonction, dont le montant dépend du nombre d’habitants et de l’indice sur l’échelle indiciaire de la fonction publique. Pour les élus des communes les plus importantes, des majorations sont prévues.
En outre, le maire peut toucher des indemnités liées à ses déplacements, à des dépenses exceptionnelles de secours, engagées par exemple en cas d’urgence dans la municipalité. Ainsi, lorsque des conseillers se déplacent pour représenter la collectivité, celle-ci leur rembourse les frais de transport et de séjour.
Tous les membres du conseil bénéficient du remboursement des frais de déplacement, sous réserve de présenter les factures correspondantes, tandis que les frais de représentation sont une indemnité qui n’est versée qu’au premier élu. Toutefois, le conseil municipal garde toujours le rôle de délibérer et de fixer le montant de ce remboursement.
Découvrez nos formations en ligne gratuites 🚀
L’équipe Politicae vous propose des formations en ligne gratuites pour vous aider à préparer votre campagne électorale.
Définition des frais de représentation du maire
Les frais de représentation du maire sont les dépenses qu’il effectue pour couvrir ses frais de transport, d’hébergement, de restauration, voire de cadeaux protocolaires, dans l’exercice de ses fonctions. Il peut aussi s’agir de sommes qu’il a engagées pour organiser des réceptions, festivals ou événements sportifs. Leur montant varie donc selon les communes et les circonstances. Le CGCT prévoit qu’un remboursement est possible, mais pas systématique.
Ces indemnités sont strictement réservées aux maires et aux présidents d’EPCI, en plus du traitement lié à leur mandat. Le conseil municipal doit les voter lors d’une délibération. Elles ne sont cependant pas obligatoires et dépendent des ressources ordinaires de la commune. Les conseillers municipaux peuvent choisir d’accorder une indemnité fixe et annuelle, à condition qu’elle n’excède pas le montant réellement dépensé, sous peine de constituer un traitement déguisé. Autrement, ils valident ce remboursement de manière ponctuelle et exceptionnelle.
Afin d’être dédommagé des dépenses engagées, le maire doit fournir les justificatifs de ses frais de représentation. Ces documents sont un ordre de mission, un état de frais certifié, les factures acquittées, une assurance personnelle pour les frais kilométriques.
Pour finir, on considère ces remboursements comme des allocations couvrant les frais inhérents à la fonction de premier élu local. Ils ne sont donc pas imposables. Notez bien que les frais de déplacement sur le territoire de la commune sont couverts par l’indemnité de fonction. Ils ne rentrent donc pas dans le calcul des dépenses de représentation.
Téléchargez nos livres blancs
L’équipe Politicae vous propose des livres blancs à télécharger gratuitement sur notre site internet. Télécharger le vôtre dès maintenant !
La publicité des frais de représentation du maire, un outil de contrôle
Dans tous les cas, les conseils municipaux, les services financiers des collectivités, et le comptable public contrôlent cette pratique. Tout citoyen peut d’ailleurs accéder aux notes de frais d’un élu dans l’exercice de ses activités. Il s’agit en effet de documents administratifs que les collectivités doivent communiquer aux personnes qui en font la demande.
L’ouverture de l’accès à ces documents est un moyen d’encadrer cet usage et d’éviter le détournement d’argent public. Par exemple, si un édile fournit de fausses notes de frais, ou fait payer par la commune des dépenses injustifiées, il encourt des sanctions pénales.
La publicité des frais de représentation du maire est à la fois un garde-fou pour les élus et un moyen de prouver leur intégrité. En tant qu’édile, vous pouvez jouer la carte de la transparence pour montrer votre souci d’économie et votre bonne gestion des deniers publics.